Wie viel Zeit können Sie bei der Prüfverwaltung sparen?

Drei Stunden klingen zunächst nicht nach viel

Drei Stunden pro Woche gehen im Arbeitsalltag schnell unter.

Hier zehn Minuten für eine Excel-Liste. Dort wird nachgeschaut, wann die nächste Prüfung fällig ist. Ein Prüfbericht muss gesucht werden. Ein Gerät wurde an einen anderen Standort gebracht. Ein Kollege fragt nach dem letzten Prüftermin.

Keine dieser Aufgaben wirkt für sich genommen besonders aufwendig.

Aber aus drei Stunden pro Woche werden über ein Jahr 156 Stunden.

Bei einem Arbeitstag mit acht Stunden entspricht das 19,5 vollständigen Arbeitstagen.

Das ist Zeit, die nicht für Kunden, Aufträge oder andere wichtige Aufgaben zur Verfügung steht.

Wo geht diese Zeit eigentlich hin?

Bei der Verwaltung von Geräten und wiederkehrenden Prüfungen besteht der Aufwand selten aus einer einzigen großen Aufgabe.

Meist sind es viele kleine Schritte, die sich über die Woche verteilen:

• Gerätedaten in Excel oder anderen Listen pflegen
• prüfen, welche Prüfungen als Nächstes fällig sind
• anstehende Prüfungen organisieren
• Erinnerungen weitergeben
• Prüfberichte und Nachweise suchen
• Prüfergebnisse dokumentieren
• Geräte einem Standort zuordnen
• den bisherigen Prüfverlauf nachvollziehen
• Informationen aus verschiedenen Dateien und Ordnern zusammensuchen

Bei zehn Geräten ist das oft noch überschaubar.

Bei 50, 100 oder mehreren hundert Geräten kann daraus schnell ein regelmäßiger Verwaltungsaufwand werden.

Der eigentliche Kostenfaktor ist die Arbeitszeit

Excel selbst ist dabei nicht unbedingt das Problem.

Der größere Kostenfaktor ist die Arbeitszeit rund um die Verwaltung.

Listen müssen gepflegt, Fristen kontrolliert, Dokumente gesucht und Informationen aktuell gehalten werden.

Je stärker diese Informationen auf Excel-Dateien, Kalender, Ordner und einzelne Dokumente verteilt sind, desto häufiger entstehen Sucharbeit und wiederkehrende manuelle Kontrollen.

PrüfCheck und Excel im Vergleich

Was kostet eine Arbeitsstunde tatsächlich?

Für den Rechner verwenden wir standardmäßig 45,00 € Arbeitskosten pro Stunde.

Das Statistische Bundesamt hat für das Jahr 2025 durchschnittliche Arbeitskosten von 45,00 € je geleisteter Arbeitsstunde für Unternehmen des Produzierenden Gewerbes und des Dienstleistungsbereichs in Deutschland ermittelt.

Dabei geht es nicht nur um den Bruttolohn eines Mitarbeiters.

Zu den Arbeitskosten gehören neben den Bruttoverdiensten auch weitere Lohnnebenkosten des Arbeitgebers.

Natürlich ist dieser Wert nur ein Durchschnitt.

Je nach Branche und Unternehmen können die tatsächlichen Arbeitskosten niedriger oder höher liegen. Deshalb lässt sich der Wert im Rechner frei anpassen.

Quelle: Statistisches Bundesamt (Destatis)

Schon eine Stunde pro Woche summiert sich

Man muss gar nicht von drei oder fünf Stunden ausgehen.

Bereits kleine regelmäßige Verwaltungsaufwände ergeben über ein Jahr beachtliche Werte.

* gerechnet mit 8 Stunden pro Arbeitstag und 45 € Arbeitskosten pro Stunde.

Wie viel Zeit spart PrüfCheck?

PrüfCheck spart Zeit, indem wiederkehrende Verwaltungsarbeit rund um Geräte, Prüfungen und Prüffristen reduziert wird.

Wie groß die Zeitersparnis im einzelnen Betrieb ist, hängt davon ab, wie heute gearbeitet wird.

Ein Betrieb mit wenigen Geräten und bereits sehr schlanken Abläufen hat naturgemäß ein anderes Potenzial als ein Unternehmen mit vielen Geräten, mehreren Standorten und zahlreichen wiederkehrenden Prüfterminen.

Je mehr heute über Excel-Listen, Kalender, Ordner und manuelle Erinnerungen organisiert wird, desto größer kann das Einsparpotenzial durch eine zentrale digitale Verwaltung sein.

Genau hier spart PrüfCheck Zeit

PrüfCheck automatisiert nicht die eigentliche Prüfung. Aber viele Aufgaben rundherum müssen nicht mehr jedes Mal manuell erledigt werden.

Das spart Sucharbeit, reduziert wiederkehrende Kontrollen und macht die laufende Prüfverwaltung schneller.

Was bedeuten 62 Stunden mehr Zeit im Jahr?

Bei drei Stunden Verwaltungsaufwand pro Woche und dem internen PrüfCheck-Testwert von 40 % entspricht das rechnerisch 62,4 Stunden weniger Verwaltungsarbeit im Jahr.

Das sind fast acht volle Arbeitstage.

Acht Arbeitstage, an denen ein Mitarbeiter nicht in Excel-Listen nach Prüfterminen suchen, Fristen kontrollieren oder Unterlagen zusammensuchen muss.

Diese Zeit kann stattdessen für Aufgaben genutzt werden, die für den Betrieb unmittelbar wichtiger sind:

• Kundenaufträge bearbeiten
• Montage-, Wartungs- oder Reparaturarbeiten durchführen
• neue Aufträge vorbereiten und Angebote bearbeiten
• Maschinen, Fahrzeuge oder Betriebsmittel instand halten
• Material und Baustellen organisieren
• offene Arbeiten schneller abschließen
• oder schlicht dafür sorgen, dass qualifizierte Mitarbeiter weniger Zeit mit Verwaltung verbringen

Gerade bei Fachkräften ist das entscheidend. Ihre Arbeitszeit ist zu wertvoll, um regelmäßig für Aufgaben eingesetzt zu werden, die sich einfacher organisieren lassen.

PrüfCheck nimmt die eigentliche Prüfung nicht ab. Aber es reduziert den Verwaltungsaufwand rundherum – damit mehr Arbeitszeit dort eingesetzt werden kann, wo sie dem Betrieb tatsächlich etwas bringt.

62,4 Stunden weniger Verwaltungsaufwand entsprechen bei diesem Beispiel fast acht zusätzlichen Arbeitstagen für Kunden, Aufträge und operative Aufgaben.

Ein einfaches Rechenbeispiel

Nehmen wir einen Betrieb, der insgesamt etwa drei Stunden pro Woche mit der Verwaltung seiner Geräte und Prüfungen beschäftigt ist.

Das können zum Beispiel sein:

Montag:

30 Minuten Prüftermine kontrollieren

Dienstag:

45 Minuten Gerätedaten aktualisieren

Mittwoch:

30 Minuten einen Prüfbericht suchen

Donnerstag:

45 Minuten Ergebnisse dokumentieren

Freitag:

30 Minuten Listen und offene Termine prüfen

An keinem einzelnen Tag wirkt das nach besonders viel.

Zusammen sind es aber drei Stunden.

Nach einem Jahr sind daraus 156 Stunden geworden.

Welche dieser Tätigkeiten sind wirklich notwendig – und welche entstehen nur, weil Informationen verteilt oder Prozesse unnötig manuell organisiert sind?

Prüfverwaltung muss nicht kompliziert sein

PrüfCheck wurde für Betriebe entwickelt, die Geräte, Prüfungen und Fristen übersichtlich verwalten möchten, ohne dafür ein unnötig kompliziertes System einzuführen.

Geräte, Prüftermine, Erinnerungen, Prüfverläufe und Nachweise werden an einem Ort zusammengeführt.

So bleibt weniger Arbeitszeit in Listen, Kalendern und Ordnern hängen – und mehr Zeit für Kundenaufträge, operative Arbeiten und die Aufgaben, mit denen der Betrieb tatsächlich Geld verdient.

Häufige Fragen

Wie wird der Zeitaufwand berechnet?

Der eingegebene wöchentliche Verwaltungsaufwand wird mit 52 Wochen pro Jahr gerechnet. Der monatliche Wert ergibt sich aus dem Jahreswert geteilt durch zwölf. Für die Arbeitstage rechnen wir mit acht Stunden pro Arbeitstag.

Warum sind 45 Euro pro Stunde voreingestellt?

Das Statistische Bundesamt hat für Deutschland im Jahr 2025 durchschnittliche Arbeitskosten von 45,00 € je geleisteter Arbeitsstunde für Unternehmen des Produzierenden Gewerbes und des Dienstleistungsbereichs ermittelt. Dabei handelt es sich um Arbeitskosten und nicht nur um den Stundenlohn eines Mitarbeiters. Da die tatsächlichen Kosten je nach Betrieb unterschiedlich sind, können Sie den Wert im Rechner selbst ändern.

Wie viel Zeit spart PrüfCheck?

PrüfCheck reduziert wiederkehrende Verwaltungsarbeit rund um Geräte, Prüfungen, Prüffristen, Erinnerungen und Dokumentation. Für die Beispielrechnung verwendet der Rechner das Ergebnis eines internen PrüfCheck-Tests mit rund 100 Geräten. Die tatsächliche Zeitersparnis hängt von den Abläufen im jeweiligen Betrieb ab.

Für welche Betriebe ist der Rechner gedacht?

Der Rechner eignet sich für Unternehmen, die Geräte oder Betriebsmittel verwalten und wiederkehrende Prüfungen organisieren – zum Beispiel Handwerksbetriebe, Elektro- und Bauunternehmen, Werkstätten, Lager- und Logistikbetriebe, SHK-Betriebe und technische Dienstleister.

Muss ich mich registrieren, um den Rechner zu nutzen?

Nein. Der Zeit- & Kostenrechner kann kostenlos und ohne Registrierung genutzt werden.