Prüfungen organisieren
Geräteprüfungen mit Excel oder PrüfCheck?
Für einen kleinen Gerätebestand funktioniert Excel oft gut. Gerätename, letzte Prüfung, nächste Fälligkeit und eine zuständige Person lassen sich schnell in einer Tabelle festhalten.
Für einen strukturierten Einstieg steht eine kostenlose Excel-Vorlage für Geräteprüfungen zur Verfügung.
Schwieriger wird es nicht deshalb, weil Excel solche Aufgaben grundsätzlich nicht kann. Mit mehr Geräten, unterschiedlichen Intervallen, mehreren Standorten und weiteren Personen müssen aber immer mehr Informationen zusammenpassen. Änderungen werden dann häufig in der Tabelle, im Kalender und in der Dateiablage gleichzeitig nachgezogen.
Wann Excel völlig ausreichen kann
Eine gut gepflegte Tabelle kann völlig ausreichen, solange der Ablauf überschaubar bleibt. Das gilt besonders, wenn:
- nur wenige Geräte verwaltet werden,
- eine Person die Liste zuverlässig pflegt,
- die Prüfintervalle einfach und ähnlich sind,
- Fälligkeiten regelmäßig manuell kontrolliert werden,
- Prüfberichte in einer klaren Ordnerstruktur liegen und
- keine gerätebezogenen QR-, Verlaufs- oder Erinnerungsabläufe benötigt werden.
Bei 20 Geräten kann eine saubere Excel-Liste deshalb genau das richtige Werkzeug sein. Entscheidend ist nicht die Software, sondern ob der Ablauf im Alltag zuverlässig funktioniert.
Wo die Tabellenpflege unangenehm wird
Mit 80 oder 150 Geräten ist eine Tabelle nicht automatisch ungeeignet. Meist werden dann klarere Regeln für Spalten, Formeln, Ablage und Zuständigkeiten nötig. Unpraktisch wird es zum Beispiel, wenn mehrere Personen verschiedene Dateikopien bearbeiten oder niemand sicher weiß, welche Version aktuell ist.
Dann passieren schnell kleine Dinge, die später Arbeit machen: Ein Prüfdatum wird geändert, der Kalendereintrag aber nicht. Ein Filter blendet überfällige Geräte aus. Der Prüfbericht liegt im Projektordner, während der Prüfverlauf in einem zweiten Tabellenblatt geführt wird. Ein Gerät wechselt den Standort, doch nicht alle Verweise werden angepasst.
Excel kann für viele dieser Fälle mit Formeln, Freigaben und Automatisierungen erweitert werden. Eigene Formeln und Automatisierungen funktionieren gut, solange jemand ihren Aufbau kennt und sie bei Änderungen mitpflegt.
Bei wenigen Geräten ist es meist kein Problem, die Liste regelmäßig zu kontrollieren. Mit wachsendem Gerätebestand wird genau das aufwendiger: Jemand muss daran denken, die Tabelle zu öffnen und die nächsten Fälligkeiten zu prüfen. Eine normale Excel-Liste meldet sich nicht von selbst, wenn eine Prüfung in einigen Tagen ansteht – dafür braucht es einen zusätzlichen Kalender oder eine eigene Automatisierung. Je mehr Geräte und unterschiedliche Intervalle dazukommen, desto leichter kann dabei ein Termin übersehen werden.
Was eine spezialisierte Anwendung verändert
In PrüfCheck erhält jedes Gerät einen eigenen Datensatz. Prüfarten und Intervalle werden hinterlegt, der nächste Termin wird nach einer dokumentierten Prüfung berechnet und anstehende oder überfällige Prüfungen erscheinen im Dashboard.
Ergebnis, Prüfer, Bemerkungen und optionale Messwerte bleiben im Prüfverlauf des Geräts. Zusätzlich lassen sich Erinnerungen versenden, Berichte als PDF erstellen und Geräte Standorten oder Kategorien zuordnen. Ein QR-Code kann direkt zum Gerätedatensatz führen. Für den Einstieg lassen sich vorbereitete Gerätelisten per CSV importieren.
Der Unterschied liegt vor allem darin, dass Gerät, Prüfung, Verlauf und nächste Fälligkeit bereits miteinander verknüpft sind. Dadurch muss die Geräteliste nicht regelmäßig nur deshalb geöffnet werden, um nach dem nächsten Prüftermin zu suchen.
Excel und PrüfCheck im direkten Vergleich
| Bereich | Excel | PrüfCheck |
|---|---|---|
| Einstieg | Für viele vertraut; eine einfache Liste ist schnell angelegt. | Geräte, Prüfarten und Intervalle müssen zunächst eingerichtet werden. |
| Kleine Geräteliste | Für wenige Geräte und einfache Fristen oft völlig ausreichend. | Nützlich, aber nicht zwingend notwendig. |
| Eigene Spalten und Auswertungen | Sehr flexibel, wenn jemand die Tabelle sicher beherrscht. | Bewusst strukturierter und weniger frei als eine selbst gebaute Tabelle. |
| Nächster Prüftermin | Formeln sind möglich, müssen aber korrekt aufgebaut und gepflegt werden. | Wird aus Prüfdatum und hinterlegtem Intervall berechnet. |
| Anstehend oder überfällig | Erfordert gepflegte Formeln, Filter oder bedingte Formatierung. | Status wird im Dashboard angezeigt. |
| Erinnerungen | Sind mit Kalendern oder zusätzlicher Automatisierung möglich, müssen aber separat eingerichtet und gepflegt werden. | E-Mail-Erinnerungen gehören zum Prüfablauf. |
| Prüfverlauf je Gerät | Lässt sich in Zeilen, eigenen Tabellenblättern oder verknüpften Dateien führen; die Zuordnung muss selbst aufgebaut werden. | Bleibt direkt dem Gerät zugeordnet. |
| Berichte und PDFs | Lassen sich flexibel ablegen oder verlinken, liegen aber meist außerhalb der eigentlichen Tabelle. | Geräte- und Prüfberichte können als PDF heruntergeladen werden. |
| QR-Zugriff | Mit Links oder einer selbst aufgebauten QR-Lösung möglich. | QR-Code kann den zugehörigen Gerätedatensatz öffnen. |
| Mehrere Personen | Funktioniert gut mit einer gemeinsam bearbeiteten Datei; Regeln für Aufbau und zusätzliche Ablagen bleiben nötig. | Alle arbeiten mit derselben strukturierten Geräte- und Prüfdatenbasis. |
| Mobil am Gerät | Grundsätzlich möglich, auf kleinen Bildschirmen aber oft umständlich. | Gerätedatensatz und Prüfung sind für den mobilen Browser ausgelegt. |
| Laufende Pflege | Kann mit individuellen Formeln, Verknüpfungen und zusätzlichen Ablagen steigen. | Fälligkeiten, Status und Prüfverlauf müssen nicht in getrennten Formeln oder Ablagen verbunden werden. |
Woran Sie erkennen, dass ein Wechsel sinnvoll werden könnte
Eine feste Grenze gibt es nicht. Hinweise können zum Beispiel sein:
- Der Gerätebestand wächst regelmäßig.
- Geräte sind mehreren Standorten zugeordnet.
- Mehrere Personen bearbeiten oder benötigen die Daten.
- Prüfarten und Intervalle unterscheiden sich deutlich.
- Überfällige Termine werden immer wieder manuell herausgefiltert.
- Erinnerungen werden zusätzlich im Kalender gepflegt.
- Prüfverlauf, Tabelle und PDF-Ablage passen nicht mehr zuverlässig zusammen.
Entscheidend ist weniger die reine Gerätezahl als die Frage, wie viele Dinge zusätzlich zur Tabelle gepflegt werden müssen – etwa Kalender, Berichte oder separate Ablagen.
Wann Sie ruhig bei Excel bleiben können
Bei wenigen Geräten, einfachen Prüfintervallen und einer Person, die die Termine im Blick hat, kann Excel dauerhaft völlig ausreichen. Wenn die Liste schnell geprüft ist und Berichte ohne Suchen wiederzufinden sind, muss daraus kein größeres System werden.
Mit wachsendem Gerätebestand verändert sich vor allem der Aufwand für die Kontrolle. Wenn die Tabelle regelmäßig geöffnet werden muss, nur um die nächsten Fälligkeiten zu finden, Erinnerungen zusätzlich im Kalender liegen oder Prüfverläufe und Berichte an verschiedenen Stellen gepflegt werden, kann eine spezialisierte Lösung sinnvoll werden.
Praktischer Wechsel aus einer bestehenden Tabelle
Eine vorhandene Tabelle sollte vor dem Import kurz bereinigt werden. Vor dem Import sind meist diese Schritte sinnvoll:
- Doppelte oder nicht mehr verwendete Gerätezeilen entfernen.
- Gerätenamen und eindeutige Inventarnummern prüfen.
- Benötigte Spalten in eine passende CSV-Struktur übertragen.
- Die vorbereitete Liste per CSV importieren.
- Prüfarten und Intervalle prüfen beziehungsweise anlegen.
- Anschließend die berechneten Fälligkeiten kontrollieren und neue Prüfungen in PrüfCheck dokumentieren.
Ein CSV-Import übernimmt strukturierte Daten. Eine individuell aufgebaute Arbeitsmappe mit eigenen Formeln, Verknüpfungen und mehreren Tabellenblättern wird nicht automatisch vollständig übertragen. Hinweise zum Format finden Sie in der CSV-Import-Anleitung.
Passt PrüfCheck zu Ihrem Ablauf?
Wenn Sie es ausprobieren möchten, können Sie mit bis zu 10 Geräten und 1 Benutzer dauerhaft kostenlos starten. Für den kostenlosen Tarif ist keine Kreditkarte erforderlich. Kostenpflichtige Tarife können 30 Tage kostenlos getestet werden; dafür ist eine Kreditkarte erforderlich.
Weitere Fragen beantwortet die FAQ.