PrüfCheck in fünf Schritten einrichten
Diese Reihenfolge verbindet das erste Gerät mit einer Prüfart und einer dokumentierten Prüfung.
- Account erstellen
- Erstes Gerät anlegen
- Erste Prüfart anlegen
- Erste Prüfung dokumentieren
- Dashboard kontrollieren
PrüfCheck Hilfe-Center
Hier finden Sie Anleitungen zu Geräten, Prüfungen, Prüffristen, CSV-Import, QR-Codes und Benutzern in PrüfCheck.
Erste Schritte mit PrüfCheck
Erstellen Sie zunächst Ihr Konto, legen Sie ein Gerät und eine Prüfart an und dokumentieren Sie danach die erste Prüfung. Das Dashboard zeigt anschließend den daraus ermittelten Status.
Geräte verwalten
Zum Anlegen eines Geräts benötigen Sie Name, Inventarnummer und Kategorie. Standort und Seriennummer können zusätzlich hinterlegt und die Stammdaten später bearbeitet werden.
Wie lege ich ein Gerät an?
Öffnen Sie „Geräte“, wählen Sie „Neues Gerät“ und tragen Sie die Gerätedaten ein.
- Geräte öffnen und Neues Gerät wählen.
- Name und Inventarnummer eintragen.
- Kategorie auswählen oder neu anlegen.
- Optional Seriennummer und Standort ergänzen.
- Gerät speichern.
Welche Felder sind Pflicht?
Name, Inventarnummer und Kategorie sind Pflichtfelder. Seriennummer und Standort sind optional.
Was ist die Inventarnummer?
Die Inventarnummer identifiziert ein Gerät innerhalb Ihres Unternehmens. Eine Inventarnummer, die bereits einem aktiven Gerät zugeordnet ist, kann nicht erneut verwendet werden.
Wie verwende ich Kategorien?
Bei der manuellen Geräteanlage wählen Sie eine vorhandene Kategorie aus oder legen eine neue an. Eine Kategorie ist dabei erforderlich.
Wie verwende ich Standorte?
Ein Standort ist optional und hilft dabei, Geräte zu organisieren und die Geräteliste nach Standort zu filtern.
Wie bearbeite ich ein Gerät?
Öffnen Sie das Gerät, starten Sie die Bearbeitung der Gerätedaten und speichern Sie die Änderungen.
Wie lösche ich ein Gerät?
Administratoren können ein Gerät auf der Geräteseite löschen. Prüfen Sie den Hinweis im Bestätigungsdialog, bevor Sie den Vorgang bestätigen.
Wie suche und filtere ich Geräte?
Die Suche berücksichtigt Gerätename und Standort. Zusätzlich können Sie die Liste nach Status und Standort filtern.
Was bedeutet der Gerätestatus?
Der Gerätestatus fasst die relevante aktuelle Prüfungssituation des Geräts zusammen und macht anstehenden Handlungsbedarf in Liste und Dashboard sichtbar.
Gerätelisten per CSV importieren
Bestehende Gerätelisten können als CSV importiert werden. PrüfCheck prüft die Datei zuerst und zeigt eine Vorschau, bevor der Import bestätigt wird.
Alle Anforderungen und Fehlermeldungen finden Sie in der ausführlichen Anleitung „CSV-Import in PrüfCheck“.
Wie starte ich einen CSV-Import?
Speichern Sie Ihre Liste als CSV UTF-8 und starten Sie den Import in der Geräteübersicht. XLSX-Dateien werden nicht direkt unterstützt.
- Geräte öffnen und CSV importieren wählen.
- CSV-Datei auswählen.
- Importvorschau prüfen.
- Import bestätigen und Ergebnis kontrollieren.
- Sie können ausschließlich Geräte oder zusätzlich Daten zu einer letzten Prüfung importieren.
Prüfungen dokumentieren
Öffnen Sie ein Gerät und erfassen Sie Prüfart, Prüfdatum, Prüfer und Ergebnis. PrüfCheck berechnet den nächsten Termin aus Prüfdatum und Intervall.
Weitere Angaben, Ergebnisse und Messwerte erklärt die Anleitung „Prüfungen in PrüfCheck dokumentieren“.
Welche Angaben gehören zu einer Prüfung?
Prüfart, Prüfdatum, Prüfer und Ergebnis werden für die Prüfung erfasst. Bemerkungen und Messwerte können optional ergänzt werden.
- Gerät öffnen und eine neue Prüfung beginnen.
- Prüfart, Prüfdatum und Prüfer angeben.
- Bestanden, Nicht bestanden oder Reparatur erforderlich auswählen.
- Optional Bemerkungen und Messwerte ergänzen.
- Prüfung speichern und anschließend im Verlauf kontrollieren.
Prüffristen und Erinnerungen verstehen
Das Prüfintervall bestimmt den nächsten Termin. Die Warnfrist bestimmt, wann ein Termin als bald fällig erscheint. E-Mail-Erinnerungen folgen einem eigenen festen Zeitplan.
Die genaue Statuslogik und alle Versandzeitpunkte erklärt die Anleitung „Prüffristen und Erinnerungen in PrüfCheck“.
Wie hängen Intervall, Warnfrist und Status zusammen?
Sie legen Prüfarten und deren Intervalle selbst fest. Der nächste Termin entsteht aus Prüfdatum und Intervall; die Warnfrist beeinflusst die Anzeige „Bald fällig“.
- PrüfCheck legt keine allgemein oder gesetzlich vorgeschriebenen Prüfintervalle fest.
- Der Status zeigt die aktuelle Prüfungssituation eines Geräts.
Wann werden E-Mail-Erinnerungen versendet?
PrüfCheck erinnert 30 Tage, 7 Tage und 1 Tag vor dem Termin sowie am Fälligkeitstag. Die E-Mails gehen an Administratoren und Prüfer.
- Die E-Mail-Termine sind unabhängig von der konfigurierten Warnfrist.
- Tägliche Erinnerungen nach Überschreitung des Termins sind nicht vorgesehen.
QR-Codes und mobile Prüfungen
Jedes Gerät besitzt einen QR-Code, der eine eingeschränkte öffentliche Statusansicht öffnet. Für das Erfassen einer Prüfung ist eine Anmeldung mit passender Berechtigung erforderlich.
Öffentliche Informationen, Anmeldung und mobiles Scannen erklärt die Anleitung „QR-Codes und mobile Prüfungen“.
Wie nutze ich ein Gerät per QR-Code?
Scannen Sie den QR-Code am Gerät, um die begrenzte mobile Statusansicht zu öffnen. Angemeldete Administratoren und Prüfer können von dort eine mobile Prüfung durchführen.
- Die öffentliche Ansicht zeigt nicht den vollständigen internen Gerätedatensatz.
PDF-Berichte und Dokumentation
Der Gerätebericht fasst Gerätedaten und Prüfverlauf zusammen und kann auf der Geräteseite heruntergeladen werden. Die Details einer einzelnen Prüfung können über „Drucken“ geöffnet und im Browser als PDF gespeichert werden.
Was ist der Gerätebericht?
Den Gerätebericht laden Sie auf der Geräteseite herunter. Er bündelt die Gerätedaten und den Prüfverlauf des Geräts.
Wie speichere ich die Details einer einzelnen Prüfung?
Öffnen Sie die Prüfung im Prüfverlauf und wählen Sie in den Prüfdetails „Drucken“. Im Druckdialog können Sie die Prüfdetails drucken oder als PDF speichern.
Benutzer einladen und Rollen verstehen
Administratoren laden Benutzer per E-Mail ein. Beim Einladen stehen Administrator und Prüfer zur Auswahl; der Empfänger setzt sein Passwort beim Annehmen der Einladung.
Alle Berechtigungen und Einladungsabläufe erklärt die Anleitung „Benutzer und Rollen in PrüfCheck“.
Wie lade ich einen Benutzer ein?
Ein Administrator trägt unter Einstellungen die E-Mail-Adresse ein, wählt Administrator oder Prüfer und sendet die Einladung.
- Einstellungen und Benutzer öffnen.
- E-Mail-Adresse eingeben.
- Administrator oder Prüfer auswählen.
- Einladung senden.
Was unterscheidet Administratoren und Prüfer?
Administratoren können zusätzlich Benutzer, Einladungen und weitere administrative Bereiche verwalten. Prüfer arbeiten mit Geräten, Prüfungen und dem CSV-Import.
Account und Passwort
Passwort vergessen
Geben Sie auf der Seite „Passwort vergessen“ Ihre Konto-E-Mail ein. Die neutrale Bestätigung verrät nicht, ob für diese Adresse ein Konto existiert.
- Passwort vergessen öffnen und Konto-E-Mail eingeben.
- E-Mail mit dem Link zum Zurücksetzen öffnen, falls ein Konto vorhanden ist.
Passwort zurücksetzen
Öffnen Sie einen gültigen Link aus der Reset-E-Mail, vergeben Sie ein neues Passwort und bestätigen Sie es. Danach können Sie sich erneut anmelden.
Häufige Probleme lösen
Orientieren Sie sich zuerst an der angezeigten Fehlermeldung und prüfen Sie den passenden kurzen Hinweis.
CSV wird nicht angenommen
Prüfen Sie, ob die Datei als CSV UTF-8 gespeichert wurde und keine XLSX-Datei ist.
CSV-Zeile enthält einen Fehler
Lesen Sie die Meldung der betroffenen Zeile, korrigieren Sie die Quelldatei und erstellen Sie eine neue Vorschau.
Inventarnummer bereits vorhanden
Prüfen Sie, ob bereits ein aktives Gerät mit dieser Inventarnummer vorhanden ist.
Gerät kann nicht gespeichert werden
Prüfen Sie die markierten Pflichtfelder und die eingeblendete Fehlermeldung.
Prüfung kann nicht gespeichert werden
Prüfen Sie Prüfart, Datum, Prüfer und Ergebnis sowie mögliche Hinweise zu den Messwerten.
Zukünftiges Prüfdatum wird abgelehnt
PrüfCheck akzeptiert für eine dokumentierte Prüfung kein Datum nach dem heutigen Tag.
QR-Gerät nicht gefunden
Scannen Sie den Code erneut. Ein gelöschtes oder nicht mehr verfügbares Gerät kann nicht geöffnet werden.
Einladung ungültig oder abgelaufen
Bitten Sie einen Administrator, die ausstehende Einladung erneut zu senden.
Passwort vergessen
Fordern Sie über „Passwort vergessen“ einen neuen Link zum Zurücksetzen an.
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