Benutzer und Rollen in PrüfCheck
Weitere Personen werden in PrüfCheck per E-Mail eingeladen. Beim Einladen wird festgelegt, ob die Person als Administrator (ADMIN) oder Prüfer (INSPECTOR) arbeiten soll.
Wie funktioniert der Benutzerzugang in PrüfCheck?
Jede Person verwendet einen persönlichen Zugang zum gemeinsamen Unternehmen in PrüfCheck. Neue Personen werden per E-Mail eingeladen. Die ausgewählte Rolle bestimmt, welche Bereiche und Aktionen ihnen nach der Annahme zur Verfügung stehen.
Wie lade ich einen Benutzer ein?
Ein Administrator lädt weitere Personen im Benutzerbereich der Einstellungen per E-Mail ein.
- „Einstellungen“ öffnen.
- „Benutzer“ auswählen.
- Im Bereich „Benutzer einladen“ die E-Mail-Adresse eintragen.
- Administrator oder Prüfer als Rolle auswählen.
- „Einladung senden“ wählen.
Was passiert nach dem Versenden der Einladung?
Die eingeladene Person erhält eine E-Mail, öffnet den Einladungslink und legt ihr eigenes Passwort fest. Mit der Annahme wird sie dem Unternehmen mit der zuvor ausgewählten Rolle hinzugefügt.
Eine Einladung ist sieben Tage gültig. Offene Einladungen erscheinen mit E-Mail-Adresse, Rolle und „Gültig bis“ in der Benutzerverwaltung. Dort können Sie eine Einladung erneut senden oder nach Bestätigung zurückziehen. Erneutes Senden erneuert den Link und die Gültigkeitsdauer.
Was darf ein Administrator?
Administratoren können operativ arbeiten und den Unternehmenszugang verwalten.
- Geräte anlegen, bearbeiten und löschen
- Prüfungen dokumentieren
- Prüfarten, Prüfregeln und Kategorien verwalten
- Geräte per CSV importieren
- PDF-Berichte sowie QR- und mobile Funktionen verwenden
- Unternehmensdaten bearbeiten
- Benutzer einladen, offene Einladungen verwalten und Benutzer entfernen
- Abonnementverwaltung öffnen
Was darf ein Prüfer?
Prüfer können Geräte verwalten und Prüfungen dokumentieren. Benutzer, Einladungen und das Abonnement können sie nicht verwalten.
- Geräte anlegen und bearbeiten
- Prüfungen dokumentieren
- Prüfarten, Prüfregeln und Kategorien verwalten
- Geräte per CSV importieren
- PDF-Berichte sowie QR- und mobile Prüfungsfunktionen verwenden
- Unternehmensdaten ansehen und Prüfregeln verwalten
Prüfer können keine Geräte löschen, Unternehmensdaten ändern, Benutzer oder Einladungen verwalten und keine Abonnementverwaltung öffnen.
Was ist der Unterschied zwischen Administrator und Prüfer?
Administratoren und Prüfer können Geräte bearbeiten und Prüfungen dokumentieren. Nur Administratoren können Geräte löschen, Unternehmensdaten ändern sowie Benutzer, Einladungen und das Abonnement verwalten.
| Funktion | Administrator (ADMIN) | Prüfer (INSPECTOR) |
|---|---|---|
| Geräte anlegen und bearbeiten | Ja | Ja |
| Geräte löschen | Ja | Nein |
| Prüfungen dokumentieren | Ja | Ja |
| Prüfarten und Kategorien verwalten | Ja | Ja |
| CSV importieren | Ja | Ja |
| PDF-Berichte aufrufen | Ja | Ja |
| QR-Code und mobile Prüfung verwenden | Ja | Ja |
| Unternehmensdaten ansehen | Ja | Ja |
| Unternehmensdaten bearbeiten | Ja | Nein |
| Benutzer und Einladungen verwalten | Ja | Nein |
| Abonnement verwalten | Ja | Nein |
Wer kann Benutzer verwalten?
Nur ein Administrator sieht unter „Einstellungen“ den Bereich „Benutzer“. Dort werden aktive Benutzer mit E-Mail-Adresse, Rolle und Hinzufügungsdatum sowie offene Einladungen mit Ablaufdatum angezeigt.
Wie ändere ich die Rolle eines Benutzers?
Die Rolle eines bereits hinzugefügten Benutzers kann in der aktuellen Benutzerverwaltung nicht geändert werden. Die Rolle wird beim Versenden der Einladung festgelegt.
Wie entferne ich einen Benutzer?
Ein Administrator kann neben einem anderen Benutzer „Löschen“ wählen und den Vorgang im Dialog „Benutzer löschen?“ bestätigen. Danach kann sich die entfernte Person nicht mehr mit diesem Unternehmenszugang anmelden.
Das eigene Benutzerkonto kann dort nicht gelöscht werden. Auch der letzte verbleibende Administrator des Unternehmens kann nicht entfernt werden.
Warum kann eine Einladung nicht angenommen werden?
Eine Einladung kann ungültig oder abgelaufen sein, bereits verwendet worden sein oder die E-Mail-Adresse kann schon einem Benutzerkonto zugeordnet sein.
- Einladung abgelaufen oder ungültig
- Ein Administrator kann die offene Einladung erneut senden oder eine neue Einladung erstellen.
- Für die Adresse besteht bereits eine offene Einladung
- Verwenden Sie „Erneut senden“ bei der vorhandenen Einladung.
- Die Person gehört bereits zum Unternehmen
- Es ist keine weitere Einladung für dieselbe Adresse erforderlich.
- Die E-Mail konnte nicht zugestellt werden
- Prüfen Sie die Adresse und versuchen Sie, die offene Einladung erneut zu senden.
Wer legt das Passwort fest?
Die eingeladene Person legt ihr Passwort beim Annehmen der Einladung selbst fest. Spätere Passwortprobleme werden über den normalen Ablauf „Passwort vergessen“ gelöst; die Benutzerrolle wird davon nicht verändert.