Prüffristen und Erinnerungen in PrüfCheck
Prüfart, Prüfintervall, Warnfrist und E-Mail-Erinnerungen erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Das Prüfintervall bestimmt den nächsten Termin, die Warnfrist beeinflusst den Status „Bald fällig“, und E-Mail-Erinnerungen folgen einem eigenen Zeitplan.
Was ist eine Prüfart?
Eine Prüfart ist eine unternehmensspezifische Vorlage für wiederkehrende Prüfungen. Sie besitzt einen Namen, ein Prüfintervall und eine Warnfrist. Bei der Prüfung eines Geräts wählen Sie die passende Prüfart aus.
Wie lege ich eine Prüfart an?
Administratoren und Prüfer können Prüfarten unter den Prüfregeln anlegen und verwalten.
- „Einstellungen“ öffnen.
- „Prüfregeln“ auswählen.
- Namen eingeben.
- Intervall in Tagen festlegen.
- Vorwarnzeit in Tagen festlegen.
- Prüfregel speichern.
Der Name darf nicht leer sein, das Intervall muss eine positive ganze Zahl sein und die Vorwarnzeit eine ganze Zahl ab null.
Was ist das Prüfintervall?
Das Prüfintervall ist die Anzahl ganzer Kalendertage zwischen Prüfdatum und berechnetem Folgetermin. Es gehört zur gewählten Prüfart und wird von Ihrem Unternehmen festgelegt. Welches Intervall fachlich erforderlich ist, legen Sie anhand Ihrer eigenen Vorgaben fest.
Wie wird der nächste Prüftermin berechnet?
Prüfdatum + Intervall der gewählten Prüfart = nächster Prüftermin. PrüfCheck rechnet dabei in Kalendertagen. Der berechnete Termin erscheint bereits während der Prüfungserfassung und wird anschließend mit der Prüfung gespeichert.
Was ist die Warnfrist?
Die Vorwarnzeit (Warnfrist) ist die Anzahl der Tage vor dem nächsten Termin, ab der eine ansonsten bestandene Prüfung als „Bald fällig“ erscheint.
Welche Gerätestatus gibt es?
- Nicht bestanden
- Reparatur erforderlich
- Überfällig
- Noch nicht geprüft
- Bald fällig
- In Ordnung
Was bedeutet „In Ordnung“?
Die letzte berücksichtigte Prüfung ist bestanden. Der nächste Prüftermin liegt noch außerhalb der eingestellten Vorwarnzeit.
Was bedeutet „Bald fällig“?
Die letzte berücksichtigte Prüfung ist bestanden und ihr nächster Termin liegt heute oder innerhalb der eingestellten Vorwarnzeit. Am Fälligkeitstag selbst lautet der Friststatus weiterhin „Bald fällig“.
Was bedeutet „Überfällig“?
Der nächste Prüftermin liegt vor dem heutigen Datum. Der Status beschreibt die Terminlage innerhalb von PrüfCheck.
Was bedeutet „Noch nicht geprüft“?
Für das Gerät liegt noch keine berücksichtigte Prüfung mit einem Prüfdatum bis einschließlich heute vor.
Wie beeinflussen „Nicht bestanden“ und „Reparatur erforderlich“ den Gerätestatus?
Diese gespeicherten Prüfungsergebnisse haben in der Statusanzeige Vorrang vor reinen Terminstatus. PrüfCheck zeigt dadurch den erfassten Handlungsbedarf, ohne automatisch weitere betriebliche Maßnahmen auszulösen.
Welcher Status hat Vorrang?
Wenn für ein Gerät mehrere Prüfarten mit unterschiedlichen Status vorliegen, zeigt PrüfCheck den dringendsten Status:
- Nicht bestanden
- Reparatur erforderlich
- Überfällig
- Noch nicht geprüft
- Bald fällig
- In Ordnung
Für jede Prüfart berücksichtigt PrüfCheck die jüngste Prüfung mit einem Prüfdatum bis einschließlich heute. Zukünftig datierte Prüfungen beeinflussen den aktuellen Status nicht. Die Reihenfolge dient ausschließlich der Anzeige in PrüfCheck und ist keine allgemeine Risikoeinstufung.
Wann versendet PrüfCheck E-Mail-Erinnerungen?
Für die jüngste berücksichtigte Prüfung jeder Prüfart versendet PrüfCheck Erinnerungen zu vier festen Zeitpunkten:
- 30 Tage vor dem Termin
- 7 Tage vor dem Termin
- 1 Tag vor dem Termin
- Am Fälligkeitstag
Die Vorwarnzeit ändert diese Zeitpunkte nicht. Nach dem Fälligkeitstag sind keine täglichen Erinnerungs-E-Mails vorgesehen.
Wer erhält die Erinnerungen?
Erinnerungen werden an Administratoren und Prüfer des Unternehmens versendet. Sind für einen Empfänger mehrere Geräte am selben Lauf relevant, können sie in einer gemeinsamen Erinnerungs-E-Mail zusammengefasst werden.
Steuert die Vorwarnzeit die E-Mail-Erinnerungen?
Nein.
Die Vorwarnzeit steuert „Bald fällig“. E-Mail-Erinnerungen folgen unabhängig davon dem festen Zeitplan 30, 7 und 1 Tag vor dem Termin sowie am Fälligkeitstag. Eine geänderte Vorwarnzeit verschiebt diese E-Mail-Termine nicht.
Häufige Missverständnisse
- Vorwarnzeit und E-Mail-Zeitplan sind dasselbe?
- Nein. Die Vorwarnzeit beeinflusst nur „Bald fällig“.
- Legt PrüfCheck das fachlich erforderliche Prüfintervall fest?
- Nein. Das Unternehmen konfiguriert das Intervall anhand der eigenen Vorgaben.
- Führt „Überfällig“ zu täglichen Erinnerungs-E-Mails?
- Nein. Nach dem Fälligkeitstag ist kein täglicher Versand vorgesehen.
- Ist ein Termin am Fälligkeitstag bereits „Überfällig“?
- Nein. Erst ein Termin vor dem heutigen Tag ist „Überfällig“.
- Wird „Nicht bestanden“ von einem Friststatus überschrieben?
- Nein. „Nicht bestanden“ hat in der Statusanzeige eine höhere Priorität.