CSV-Import in PrüfCheck

Bestehende Gerätelisten können als CSV importiert werden. PrüfCheck prüft die Datei zuerst und zeigt eine Vorschau, die Sie vor der Bestätigung kontrollieren müssen.

Wie importiere ich Geräte per CSV?

Der Import startet in der Geräteübersicht. Administratoren und Prüfer können eine Datei prüfen lassen; ausgeführt wird der Import erst nach der Bestätigung der Vorschau.

Upload: CSV-Datei in der Geräteübersicht auswählen.
Spalten zuordnen: Erkannte Spalten prüfen, unbekannte Spalten zuordnen oder „Nicht importieren“ wählen.
Probleme lösen und Vorschau: Fehlende Werte ergänzen, Datumsformate bestätigen und bei Bedarf Zeilen ausschließen.
Import: Bereite Zeilen ausdrücklich importieren und den Ergebnisbericht prüfen.

Welche Datei wird unterstützt?

Format

CSV (.csv)

Kodierung

CSV UTF-8 empfohlen

Umfang

Maximal 10 MB (10 MiB) und 1.000 Datenzeilen

Weitere technische Dateigrenzen

Maximal 50 Spalten, 2.000 Zeichen pro Zelle und 50.000 Datenzellen.
Komma, Semikolon und Tabulator werden als Trennzeichen erkannt.
Eine UTF-8-BOM wird verarbeitet; leere Zeilen werden übersprungen.
Doppelte Überschriften müssen eindeutig zugeordnet werden. Zeilen mit einer abweichenden Spaltenanzahl werden abgelehnt.

CSV-Vorlage herunterladen

Die Importfunktion unterstützt zusätzlich eine Seriennummer, auch wenn diese in der aktuellen Vorlage nicht als eigene Spalte enthalten ist.

Welche Spalten unterstützt PrüfCheck?

Bekannte Überschriften und Varianten wie Gerätename, Letzte Pruefung oder Prüfart werden erkannt. Bei unbekannten oder mehrfach passenden Spalten helfen Beispielwerte bei der Zuordnung. Jedes Zielfeld darf nur eine Quellspalte verwenden. Alte CSV-Dateien bleiben unterstützt.

Spalte	Status	Beschreibung	Besonderheit
Name	Pflicht	Bezeichnung des Geräts.	Muss in jeder importierten Zeile ausgefüllt sein.
Inventarnummer	Bedingt erforderlich	Eindeutige Gerätekennung im Unternehmen.	Kann leer bleiben, wenn eine Seriennummer vorhanden ist.
Seriennummer	Optional	Seriennummer des Geräts.	Wird als Inventarnummer verwendet, wenn diese fehlt.
Kategorie	Optional	Kategorie für die Geräteorganisation.	Eine fehlende passende Kategorie kann neu angelegt werden.
Standort	Optional	Standort des Geräts.	Ein fehlender passender Standort kann neu angelegt werden.
Prüftyp	Optional	Prüfart für eine mitimportierte Prüfung.	Bei historischen Prüfungen bestätigen Sie eine Prüfart oder ausdrücklich „Standard“.
Letzte Prüfung	Optional	Datum einer bereits erfolgten Prüfung.	Erfordert ein Ergebnis.
Nächste Prüfung	Optional	Geplanter nächster Prüftermin.	Nur zusammen mit einer früheren letzten Prüfung zulässig.
Ergebnis	Bedingt erforderlich	Ergebnis der letzten Prüfung.	Erforderlich, sobald „Letzte Prüfung“ ausgefüllt ist.
Prüfungsanlass	Optional	Historischer Anlass der importierten Prüfung.	Freitext bis 250 Zeichen; keine automatische Ergänzung.
Prüfumfang	Optional	Historischer Umfang der importierten Prüfung.	Unveränderter Text, auch mehrzeilig; maximal 2.000 Zeichen pro CSV-Zelle.

Welche Felder sind erforderlich und welche optional?

Für jede CSV-Zeile ist der Name erforderlich. Zusätzlich muss eine Inventarnummer oder Seriennummer vorhanden sein. Ist die Inventarnummer leer, verwendet PrüfCheck die Seriennummer als Inventarnummer. Kategorie, Standort und Prüfart sind beim CSV-Import optional. Die Anforderungen der manuellen Geräteanlage können davon abweichen.

Wie müssen Datumswerte formatiert sein?

Auch D.M.JJJJ und JJJJ-MM-TT werden erkannt. Werte mit Schrägstrichen wie 03/04/2025 erfordern für die Quellspalte die Bestätigung TT/MM/JJJJ. Es wird nicht automatisch zwischen Tag und Monat geraten.

Verwenden Sie TT.MM.JJJJ, zum Beispiel 01.08.2026. „Letzte Prüfung“ darf nicht in der Zukunft liegen. „Nächste Prüfung“ muss später als „Letzte Prüfung“ sein und ist ohne eine letzte Prüfung ungültig.

Welche Prüfungsergebnisse sind erlaubt?

Bestanden
Nicht bestanden
Reparatur erforderlich

Sobald „Letzte Prüfung“ ausgefüllt ist, ist auch „Ergebnis“ erforderlich. Fehlende Ergebnisse können Sie pro Zeile auswählen. „Alle fehlenden Ergebnisse als Bestanden setzen“ ist eine ausdrückliche Sammelaktion: Nur verwenden, wenn die betroffenen Prüfungen tatsächlich bestanden wurden. Eine einzelne Zeilenwahl hat Vorrang.

Unbekannte Werte wie „OK“, „i.O.“, „Fehler“ oder „Reparatur“ erscheinen einmal pro unterschiedlichem Quellwert mit der Zahl betroffener Zeilen. Bestätigen Sie die Zuordnung zu einem der drei Ergebnisse. „Nicht zuordnen“ lässt die betroffenen Zeilen ungelöst.

Kann ich nur Geräte ohne Prüfungen importieren?

Ja. Wenn Sie keine letzte Prüfung angeben, wird nur das Gerät angelegt. PrüfCheck nimmt dabei kein Prüfungsergebnis automatisch an; auch Ergebnis und nächste Prüfung bleiben leer.

Prüfungsanlass und Prüfumfang sind optionale historische Texte. Sie werden unverändert mit der importierten Prüfung gespeichert; leere Werte bleiben leer. Es werden keine aktuellen Vorlagen oder Standardtexte ergänzt. Ohne Prüfungsdaten müssen solche Texte geklärt werden. Elektronische Unterschriften werden nicht importiert.

Was passiert mit Kategorie, Standort und Prüfart?

Passende vorhandene Werte Ihres Unternehmens werden unabhängig von Groß- und Kleinschreibung wiederverwendet. Neue Kategorien, Standorte und Prüfarten werden in der Vorschau angekündigt. Bei historischen Prüfungen wählen Sie fehlende Prüfarten gemeinsam oder pro Zeile; „Standard verwenden“ muss ausdrücklich bestätigt werden. Bei reinen Gerätezeilen bleibt das bisherige Standard-Verhalten erhalten.

Was passiert bei Duplikaten?

Ein aktives Gerät mit derselben normalisierten Inventarnummer wird nicht überschrieben. Die Zeile gilt als Duplikat und wird übersprungen. Das gilt auch für eine Inventarnummer, die später in derselben CSV erneut vorkommt. Andere gültige Zeilen können weiterhin importiert werden.

Was passiert mit zuvor gelöschten Geräten?

Gehört dieselbe Inventarnummer zu einem zuvor gelöschten Gerät, kann die Importvorschau dessen Wiederherstellung vorsehen. Name, Seriennummer, Kategorie und Standort können dabei aus der Importzeile aktualisiert werden.

Was zeigt die Importvorschau?

Die Vorschau trennt Geräteaktion und Bereitschaft: Neu, Wiederherstellen oder Duplikat sowie Bereit, Eingabe erforderlich, Fehler oder Ausgeschlossen. Sie sehen Originalwerte, interpretierte Daten, Ergebnis, Prüfart, geplante Stammdaten und den tatsächlichen nächsten Termin – importiert oder berechnet. Auf kleinen Bildschirmen öffnen Sie die Details einer Zeilenkarte.

CSV-Importvorschau mit gültigen Geräten, Duplikat und fehlerhafter Zeile — Vor dem Import zeigt PrüfCheck, welche Zeilen importiert, übersprungen oder korrigiert werden müssen.

Wird importiert
Wird wiederhergestellt
Duplikat – wird übersprungen
Fehler – wird nicht importiert

Was passiert bei fehlerhaften Zeilen?

Ungültige Zeilen werden nicht importiert. Die Vorschau nennt die betroffene Zeile und das Problem; nach dem Import zeigt der Ergebnisbericht den Ausgang je Zeile. Korrigieren Sie die ursprüngliche Quelldatei und prüfen Sie sie anschließend erneut.

Fehlende Ergebnisse und Prüfarten lösen Sie direkt in der Vorschau. Andere Quelldatenfehler korrigieren Sie in der CSV-Datei. „Einbeziehen“ steuert, welche Zeilen berücksichtigt werden; unaufgelöste oder fehlerhafte Zeilen werden auch dann nicht importiert.

Kann ein Teil der Datei trotzdem importiert werden?

Ja. Ausgewählte bereite Zeilen können importiert werden, während ungelöste, fehlerhafte, ausgeschlossene und doppelte Zeilen nicht importiert werden. Vor der Bestätigung sehen Sie die Anzahl bereiter Zeilen. Reicht die Gerätekapazität nicht, schließen Sie gezielt Zeilen aus und prüfen die aktualisierte Vorschau.

Was passiert bei einem Gerätelimit?

Die Vorschau prüft die verfügbare Gerätekapazität. Überschreiten die geplanten neuen oder wiederhergestellten Geräte diese Kapazität, kann der Import nicht bestätigt werden.

Wie korrigiere ich eine Datei und versuche es erneut?

Fehlerzeile und Meldung prüfen.
Quelldatei korrigieren.
Erneut als CSV UTF-8 speichern.
Datei erneut auswählen.
Neue Vorschau prüfen.
Import erneut bestätigen.

Ist eine Vorschau abgelaufen oder haben sich Geräte, Prüfarten oder Kapazität geändert, wählen Sie „Vorschau aktualisieren“. Prüfen und bestätigen Sie die neue Vorschau erneut. Ihre Zuordnungen bleiben dabei erhalten.

Häufige CSV-Fehler

Problem	Was bedeutet das?	Was ist zu tun?
Falscher Dateityp	Die ausgewählte Datei ist keine CSV-Datei.	Speichern und wählen Sie die Datei mit der Endung .csv aus.
Datei zu groß	Die Datei überschreitet 10 MB (10 MiB).	Teilen oder verkleinern Sie die Datei.
Kein UTF-8	Die Zeichenkodierung kann nicht als UTF-8 gelesen werden.	Speichern Sie die Datei erneut als CSV UTF-8.
CSV fehlerhaft	Zeilen, Trennzeichen oder Anführungszeichen bilden keine gültige Tabelle.	Prüfen Sie den Aufbau und exportieren Sie die Datei erneut.
Doppelte Überschriften	Mehrere Quellspalten passen zum selben Zielfeld.	Wählen Sie eine Quellspalte für dieses Feld und für die andere „Nicht importieren“.
Name fehlt	Die Gerätebezeichnung ist leer.	Tragen Sie in der Spalte „Name“ einen Wert ein.
Gerätekennung fehlt	Inventarnummer und Seriennummer sind beide leer.	Tragen Sie mindestens eine der beiden Nummern ein.
Datum ungültig	Ein Datumswert ist nicht lesbar.	Verwenden Sie das Format TT.MM.JJJJ.
Letzte Prüfung liegt in der Zukunft	Eine bereits erfolgte Prüfung darf nicht nach dem heutigen Tag liegen.	Korrigieren Sie das Datum der letzten Prüfung.
Nächste Prüfung ohne letzte Prüfung	Ein nächster Termin allein reicht nicht für Prüfungsdaten.	Ergänzen Sie die letzte Prüfung oder leeren Sie den nächsten Termin.
Ergebnis ohne letzte Prüfung	Ein Ergebnis kann keiner Prüfung zugeordnet werden.	Ergänzen Sie die letzte Prüfung oder entfernen Sie das Ergebnis.
Ergebnis fehlt oder ist ungültig	Zur letzten Prüfung fehlt einer der erlaubten Ergebniswerte.	Wählen Sie das Ergebnis in der Vorschau oder ordnen Sie einen unbekannten Quellwert einmalig zu.
Datumsreihenfolge ungültig	Die nächste Prüfung liegt nicht nach der letzten Prüfung.	Setzen Sie den nächsten Termin auf ein späteres Datum.
Duplikat	Die Inventarnummer ist bereits aktiv oder zuvor in derselben Datei enthalten.	Prüfen Sie die Kennung; die Zeile wird übersprungen.
Gerätekapazität reicht nicht	Die geplanten neuen oder wiederhergestellten Geräte überschreiten die verfügbare Kapazität.	Reduzieren Sie die Datei oder schaffen Sie freie Kapazität.
Vorschau abgelaufen	Die frühere Prüfung der Datei kann nicht mehr bestätigt werden.	Wählen Sie die Datei erneut aus und prüfen Sie die neue Vorschau.
Import läuft bereits	Ein anderer Geräteimport wird gerade verarbeitet.	Warten Sie kurz und versuchen Sie den Import erneut.

Kostenloses persönliches Onboarding

Sie möchten PrüfCheck nutzen, haben Ihre Geräte aber bereits in Excel oder CSV erfasst?

Kein Problem. Bei unseren kostenpflichtigen Tarifen unterstützen wir Sie auf Wunsch kostenlos beim kompletten Einstieg.

Wir helfen Ihnen bei:

der Einrichtung von PrüfCheck
der Vorbereitung Ihrer bestehenden Excel- oder CSV-Liste
dem Import Ihrer vorhandenen Geräte
Fragen zur ersten Einrichtung und Nutzung

Sie müssen Ihre vorhandenen Geräte nicht manuell neu anlegen. Schicken Sie uns einfach Ihre bestehende Liste und wir unterstützen Sie beim Umstieg auf PrüfCheck.