Inventarnummern für Betriebsmittel: So behalten Sie Geräte eindeutig im Blick

Warum eine Inventarnummer sinnvoll ist

Eine Inventarnummer ist eine eindeutige Kennzeichnung für ein einzelnes Gerät oder Betriebsmittel.

Sie hilft dabei, Geräte auseinanderzuhalten, auch wenn Hersteller, Modell oder Bezeichnung identisch sind.

Das wird besonders hilfreich, wenn ein Betrieb:

• viele ähnliche Geräte besitzt
• Geräte auf mehrere Standorte verteilt
• Geräte zwischen Baustellen oder Fahrzeugen bewegt
• Prüfungen dokumentiert
• Reparaturen oder Wartungen nachverfolgt
• Excel-Listen oder digitale Geräteverwaltungen nutzt

Statt nach „dem Makita Akkuschrauber“ zu suchen, lässt sich beispielsweise eindeutig mit „EL-023“ arbeiten.

Wie sollte eine Inventarnummer aufgebaut sein?

Es gibt kein allgemeines Nummernsystem, das für jeden Betrieb passend ist.

Wichtiger als ein komplizierter Aufbau ist, dass die Nummer eindeutig, verständlich und dauerhaft ist.

Ein einfaches System kann zum Beispiel so aussehen:

• EL-001, EL-002, EL-003 für Elektrogeräte
• MA-001, MA-002 für Maschinen
• LE-001, LE-002 für Leitern
• MS-001, MS-002 für Messgeräte

Auch eine rein fortlaufende Nummerierung wie 0001, 0002, 0003 kann vollkommen ausreichend sein.

Je einfacher das System ist, desto leichter lässt es sich langfristig pflegen.

Nicht zu viele Informationen in die Nummer packen

Es kann verlockend sein, Standort, Kategorie, Kaufjahr und andere Informationen direkt in die Inventarnummer einzubauen.

Zum Beispiel: DE-LOR-WERK-EL-2026-001

Solche Nummern wirken zunächst sehr strukturiert, können später aber unpraktisch werden.

Wenn ein Gerät beispielsweise von der Werkstatt auf eine Baustelle wechselt, sollte seine Identität trotzdem gleich bleiben.

Standort, Kategorie oder verantwortliche Person lassen sich besser als eigene Felder verwalten. Die Inventarnummer sollte möglichst dauerhaft beim Gerät bleiben.

Inventarnummer und Standort getrennt verwalten

Inventarnummer und Standort erfüllen unterschiedliche Aufgaben.

Die Inventarnummer beantwortet: „Welches Gerät ist das?“

Der Standort beantwortet: „Wo befindet sich das Gerät?“

Ein Gerät kann seinen Standort mehrfach wechseln, ohne dass sich seine Inventarnummer ändert. Deshalb ist es sinnvoll, beide Angaben getrennt zu führen. Mehr dazu zeigt der Ratgeber Geräte nach Standorten verwalten.

Doppelungen vermeiden

Eine der wichtigsten Regeln ist, dass eine Inventarnummer nur einmal verwendet wird.

Doppelte Nummern führen schnell zu Problemen:

• Prüfungen können dem falschen Gerät zugeordnet werden
• Prüfnachweise werden verwechselt
• Gerätestammdaten sind nicht mehr eindeutig
• Excel-Listen enthalten widersprüchliche Einträge

Besonders bei mehreren Personen, die Geräte anlegen, sollte deshalb geprüft werden, ob eine Nummer bereits vergeben wurde.

Was passiert mit der Inventarnummer eines ausgesonderten Geräts?

Wird ein Gerät verkauft, entsorgt oder dauerhaft außer Betrieb genommen, sollte seine alte Inventarnummer normalerweise nicht für ein neues Gerät wiederverwendet werden.

So bleibt die historische Zuordnung eindeutig.

Beispiel: EL-017 war eine alte Bohrmaschine.

Auch wenn diese Bohrmaschine nicht mehr im Betrieb ist, sollte ein neues Gerät besser EL-018 erhalten, statt EL-017 erneut zu verwenden.

Das erleichtert später die Zuordnung alter Prüfungen, Berichte und Dokumente.

Inventarnummern in Excel verwalten

Für kleine Gerätebestände reicht eine Excel-Liste oft völlig aus.

Sinnvolle Spalten sind beispielsweise:

• Gerätename
• Inventarnummer
• Kategorie
• Standort
• Prüfart
• Letzte Prüfung
• Nächste Prüfung
• Ergebnis

Wer dafür noch keine strukturierte Liste hat, kann die kostenlose Excel-Vorlage für Geräteprüfungen von PrüfCheck verwenden.

Wann wird eine digitale Geräteverwaltung sinnvoll?

Je größer der Gerätebestand wird, desto schwieriger wird es, Eindeutigkeit und aktuelle Daten ausschließlich manuell sicherzustellen.

Besonders aufwendig wird es, wenn zusätzlich:

• mehrere Personen Geräte verwalten
• verschiedene Standorte existieren
• regelmäßig Prüfungen dokumentiert werden
• Prüftermine überwacht werden müssen
• Prüfberichte schnell auffindbar sein sollen

Eine digitale Geräteverwaltung kann diese Informationen direkt mit dem jeweiligen Gerät verknüpfen.

Inventarnummern in PrüfCheck

In PrüfCheck kann jedem Gerät eine eindeutige Inventarnummer zugeordnet werden.

Gerät, Standort, Prüfungen, Prüftermine und Historie lassen sich dadurch gemeinsam verwalten.

Bestehende Gerätelisten aus Excel oder CSV können außerdem als Grundlage für den Import verwendet werden.

Fazit

Inventarnummern müssen nicht kompliziert sein.

Entscheidend ist, dass jedes Gerät eindeutig gekennzeichnet wird und die Nummer dauerhaft bestehen bleibt.

Ein einfaches, konsequent gepflegtes Nummernsystem verhindert Verwechslungen und erleichtert die Verwaltung von Geräten, Prüfungen und Dokumenten erheblich.

Häufige Fragen zu Inventarnummern

Braucht jedes Betriebsmittel eine Inventarnummer?

Eine Inventarnummer ist vor allem dann hilfreich, wenn Geräte eindeutig unterschieden und über längere Zeit verwaltet werden sollen. Welche Kennzeichnungen ein Betrieb konkret benötigt, hängt von den eigenen Abläufen und Anforderungen ab.

Wie lang sollte eine Inventarnummer sein?

Es gibt keine allgemein ideale Länge. In der Praxis ist ein kurzes, eindeutiges und leicht lesbares System meist einfacher zu pflegen als sehr lange Nummerncodes.

Darf sich eine Inventarnummer ändern?

Für eine eindeutige Historie ist es sinnvoll, eine einmal vergebene Inventarnummer möglichst dauerhaft beizubehalten, auch wenn sich Standort, Kategorie oder Nutzung des Geräts ändern.

Kann ich Inventarnummern in Excel verwalten?

Ja. Für kleine und überschaubare Gerätebestände kann eine strukturierte Excel-Liste vollkommen ausreichend sein. Wichtig ist vor allem, doppelte Nummern zu vermeiden.

Kann ich vorhandene Inventarnummern in PrüfCheck übernehmen?

Bestehende Gerätedaten aus Excel oder CSV können als Grundlage für den Import in PrüfCheck verwendet werden. Die vorhandenen Inventarnummern können dabei weiter genutzt werden, sofern sie zum unterstützten Importformat passen.