Prüfungen organisieren

Geräteprüfungen mobil durchführen: per QR-Code direkt am Arbeitsmittel prüfen und dokumentieren

Der ungünstigste Zeitpunkt, nach der richtigen Excel-Zeile zu suchen, ist dann, wenn man bereits vor dem Gerät steht.

Welche Inventarnummer war das? Wann wurde zuletzt geprüft? Welche Prüfung ist jetzt fällig? Und wo soll das Ergebnis anschließend eingetragen werden?

Bei wenigen Betriebsmitteln lässt sich das oft noch nebenbei organisieren. Sobald Geräte jedoch über Werkstatt, Lager, Baustellen oder mehrere Standorte verteilt sind, entsteht schnell unnötige Doppelarbeit: Gerät identifizieren, Informationen suchen, Prüfung durchführen, Notizen machen und die Ergebnisse später noch einmal am Büro-PC übertragen.

Eine mobile Geräteprüfung setzt genau an diesem Punkt an.

Das Ziel ist nicht, die komplette Geräteverwaltung auf einen kleinen Smartphone-Bildschirm zu pressen. Entscheidend ist vielmehr, dass der Prüfer direkt am Arbeitsmittel genau die Informationen und Funktionen bekommt, die er dort benötigt.

Gerät finden. Prüfen. Dokumentieren. Speichern. Weiter zum nächsten Gerät.

Was bedeutet „Geräteprüfung mobil durchführen“ eigentlich?

Mobil prüfen bedeutet mehr, als auf dem Smartphone eine Geräteliste öffnen zu können.

Ein sinnvoller mobiler Ablauf beginnt direkt am Betriebsmittel.

Das Gerät wird beispielsweise über einen QR-Code geöffnet. Alternativ kann nach Inventarnummer, Gerätename oder Seriennummer gesucht werden. Anschließend sieht der Prüfer, welches Gerät vor ihm steht, welche Prüfung relevant ist und welchen aktuellen Status das Betriebsmittel hat.

Die Prüfung selbst wird ebenfalls vor Ort dokumentiert.

Je nach Prüfart können dabei beispielsweise Ergebnis, Prüfer, Datum, Bemerkungen, Messwerte, Prüfanlass oder Prüfumfang erfasst werden. Falls notwendig, lässt sich die Dokumentation durch eine Unterschrift, ein Foto oder ein zusätzliches Dokument ergänzen.

Damit entfällt ein typischer Medienbruch:

Die Prüfung findet am Gerät statt – und die Dokumentation entsteht ebenfalls dort.

QR-Code statt Gerät in einer langen Liste suchen

Besonders praktisch wird die mobile Prüfung, wenn jedes Betriebsmittel eindeutig gekennzeichnet ist.

Eine Inventarnummer bleibt dafür eine wichtige Grundlage. Sie sorgt dafür, dass auch mehrere baugleiche Geräte eindeutig voneinander unterschieden werden können.

Ein QR-Code verkürzt anschließend den Zugriff.

Statt die Inventarnummer abzulesen, eine Geräteliste zu öffnen und den passenden Eintrag zu suchen, wird der Code direkt am Gerät gescannt.

Das ist besonders hilfreich, wenn viele ähnliche Geräte vorhanden sind oder wenn Betriebsmittel über verschiedene Einsatzorte verteilt sind.

Wer keinen QR-Code zur Hand hat, sollte deshalb trotzdem nicht blockiert sein. Eine mobile Suche nach Inventarnummer, Gerätename oder Seriennummer ist eine sinnvolle zweite Möglichkeit.

Mehr zur eindeutigen Kennzeichnung zeigt unser Ratgeber Inventarnummern für Betriebsmittel richtig vergeben.

Ein QR-Code sollte nicht automatisch alle Gerätedaten öffentlich machen

Bei QR-Codes an Betriebsmitteln entsteht schnell eine wichtige Frage:

Was passiert, wenn eine fremde Person den Code scannt?

Ein QR-Code befindet sich möglicherweise auf einem Werkzeug, einer Maschine oder einem Gerät, das für verschiedene Personen zugänglich ist. Deshalb sollte ein Scan nicht automatisch interne Prüfunterlagen, Bilder, Bemerkungen oder vollständige Gerätedaten öffentlich zugänglich machen.

PrüfCheck trennt deshalb den öffentlichen und den angemeldeten Bereich.

Ohne Anmeldung zeigt der Geräte-QR-Code nur eine begrenzte Statusansicht mit ausgewählten Geräteinformationen. Interne Daten, Dokumente, Bilder und die eigentliche Prüfungserfassung bleiben geschützt.

Meldet sich ein berechtigter Benutzer des zugehörigen Unternehmens an, kann er in den internen mobilen Gerätebereich wechseln und dort weiterarbeiten.

Ein Benutzer eines anderen Unternehmens erhält durch seine Anmeldung dagegen keinen zusätzlichen Zugriff auf dieses Gerät.

So bleibt der QR-Code praktisch im Alltag, ohne zum offenen Zugang zu internen Prüfunterlagen zu werden.

Mobile Sichtprüfung: wenige Schritte direkt am Gerät

Gerade bei einfachen Prüfabläufen zeigt sich der Vorteil eines mobilen Prozesses besonders deutlich.

Angenommen, ein Mitarbeiter steht vor einem Betriebsmittel und möchte eine Sichtprüfung dokumentieren.

Er scannt den QR-Code, kontrolliert das richtige Gerät und öffnet die vorgesehene Prüfung. Anschließend wählt er das Ergebnis, ergänzt bei Bedarf eine Bemerkung und speichert die Prüfung.

Fällt beispielsweise eine Beschädigung auf, kann anschließend direkt mit dem Smartphone ein Foto aufgenommen und der gerade gespeicherten Prüfung zugeordnet werden.

Danach geht es weiter zum nächsten Gerät.

Das Smartphone wird damit nicht zum Selbstzweck. Es ersetzt schlicht mehrere Zwischenschritte, die sonst später erledigt werden müssten.

Wichtig ist dabei: Eine Sichtprüfung ist nicht automatisch für jede Prüfart ausreichend. Welche Prüfungen, Prüfschritte, Messungen und fachlichen Qualifikationen erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Arbeitsmittel und den anzuwendenden Vorgaben ab. Die DGUV beschreibt beispielsweise für wiederkehrende Prüfungen elektrischer Betriebsmittel konkrete fachliche Anforderungen und Vorgehensweisen.

Quelle: DGUV Information 203-070 – Wiederkehrende Prüfungen ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel – Fachwissen für Prüfpersonen

Mobile Dokumentation sollte mehr können als „bestanden“ oder „nicht bestanden“

Eine digitale Prüfung ist wenig gewonnen, wenn am Ende lediglich ein grüner oder roter Status gespeichert wird.

Für eine nachvollziehbare Dokumentation können je nach Anwendungsfall weitere Angaben wichtig sein.

Dazu gehören beispielsweise die Art der Prüfung, der Prüfumfang, das Ergebnis, der Prüfer, Bemerkungen oder Messwerte.

Auch die Betriebssicherheitsverordnung macht deutlich, dass bei Prüfungen nach § 14 die Aufzeichnung mehr umfasst als nur ein Prüfergebnis. § 14 Abs. 7 nennt unter anderem Art der Prüfung, Prüfumfang, Ergebnis sowie Name und Unterschrift der zur Prüfung befähigten Person; die Aufzeichnungen dürfen dabei auch elektronisch aufbewahrt werden.

Quelle: § 14 Betriebssicherheitsverordnung – Prüfung von Arbeitsmitteln

Digitale Erfassung kann diese fachlichen Anforderungen nicht ersetzen. Sie kann aber dabei helfen, die Informationen direkt dort strukturiert festzuhalten, wo die Prüfung durchgeführt wird.

Messwerte direkt während der Prüfung erfassen

Nicht jede Geräteprüfung besteht ausschließlich aus einer Sichtkontrolle.

Bei vielen Prüfungen werden zusätzlich Messwerte benötigt.

Wer diese Werte zunächst auf Papier oder in einer separaten Notiz festhält, schafft einen zusätzlichen Arbeitsschritt. Außerdem muss später noch eindeutig nachvollziehbar sein, welcher Messwert zu welchem Gerät und zu welcher Prüfung gehört.

In PrüfCheck können Messwerte deshalb direkt innerhalb der mobilen Prüfung erfasst werden.

Zu einem Messwert lassen sich unter anderem Bezeichnung, Wert, Einheit, optionaler Grenzwert, Prüfer und Ergebnis dokumentieren.

Damit bleiben Messung und Prüfung miteinander verbunden, statt später aus unterschiedlichen Quellen zusammengesucht werden zu müssen.

Fotos sind besonders wertvoll, wenn etwas nicht in Ordnung ist

Fotos sind kein Ersatz für ein ordentlich dokumentiertes Prüfergebnis.

Sie können jedoch zusätzlichen Kontext liefern.

Ein beschädigter Stecker, ein eingerissenes Kabel, eine auffällige Gehäusestelle oder eine andere sichtbare Abweichung lässt sich oft wesentlich eindeutiger nachvollziehen, wenn neben der Bemerkung auch ein Foto vorhanden ist.

Der sinnvollste Moment dafür ist direkt vor Ort.

Deshalb kann nach einer mobilen Prüfung in PrüfCheck unmittelbar ein Foto mit dem Smartphone aufgenommen oder ein vorhandenes Dokument ausgewählt und der Prüfung zugeordnet werden.

Das hat einen einfachen Vorteil:

Das Foto liegt anschließend nicht irgendwo in der Smartphone-Galerie mit Dateinamen wie IMG_4837.jpg, sondern im Zusammenhang mit dem Gerät und der dazugehörigen Prüfung.

Auch allgemeine Bilder und Dokumente können direkt dem Gerät zugeordnet werden.

Mehr dazu erklärt die Hilfe Dokumente und Bilder in PrüfCheck.

Elektronisch unterschreiben – direkt auf dem Smartphone

Wenn eine Prüfung eine Unterschrift erfordert, sollte der mobile Ablauf nicht kurz vor dem Abschluss wieder auf Papier wechseln müssen.

PrüfCheck ermöglicht deshalb auch die elektronische Unterschrift innerhalb der Prüfung.

Der Prüfer kann die Prüfung auf dem Smartphone dokumentieren und den vorgesehenen Signaturbereich direkt auf dem Touchscreen verwenden.

Damit bleiben Prüfdaten und die zugehörige Unterschrift im selben Vorgang.

Ob und welche Form einer Signatur für einen konkreten Prüf- oder Nachweisprozess erforderlich ist, hängt vom jeweiligen Anwendungsfall und den anzuwendenden Vorgaben ab.

Der mobile Ablauf in PrüfCheck

In der Praxis kann eine mobile Geräteprüfung mit PrüfCheck so aussehen:

1. Gerät öffnen. QR-Code am Betriebsmittel scannen oder nach Inventarnummer, Gerätename oder Seriennummer suchen.
2. Gerät kontrollieren. Name, Inventarnummer, Standort, Seriennummer und aktuellen Prüfstatus prüfen.
3. Prüfung durchführen. Prüfart auswählen und Ergebnis direkt am Gerät dokumentieren. Bei Bedarf Bemerkungen, Messwerte, Prüfanlass und Prüfumfang ergänzen.
4. Unterschreiben und speichern. Die Prüfung wird direkt dem richtigen Betriebsmittel zugeordnet.
5. Foto oder Dokument ergänzen. Falls sinnvoll, nach dem Speichern direkt ein Foto aufnehmen oder eine Datei zur Prüfung hinterlegen.
6. Weiterarbeiten. Anschließend kann direkt der nächste Geräte-QR-Code gescannt werden.

Gerade dieser letzte Punkt ist im Alltag wichtig.

Ein mobiler Prozess sollte nicht nach jeder abgeschlossenen Prüfung wieder auf einer Verwaltungsseite enden. Wer mehrere Geräte nacheinander kontrolliert, möchte vom einen Arbeitsmittel möglichst direkt zum nächsten wechseln.

Was passiert, wenn kein QR-Code vorhanden ist?

QR-Codes sind praktisch, aber sie sollten nicht die einzige Möglichkeit sein, ein Gerät zu finden.

Etiketten können beschädigt sein. Ein QR-Code kann schlecht erreichbar sein. Oder ein Gerät wurde noch nicht entsprechend gekennzeichnet.

Deshalb bietet die mobile Gerätekontrolle zusätzlich eine Suche.

Die Inventarnummer bleibt dabei besonders hilfreich, weil sie ein einzelnes Betriebsmittel eindeutig identifizieren kann.

Zusätzlich kann in PrüfCheck nach Gerätenamen oder Seriennummer gesucht werden.

So bleibt der mobile Ablauf auch dann nutzbar, wenn ein Scan gerade nicht möglich ist.

Warum mobile Erfassung oft besser funktioniert als „später im Büro“

Papier und Excel sind nicht automatisch schlechte Werkzeuge.

Bei wenigen Geräten und seltenen Prüfungen kann ein einfacher Prozess vollkommen ausreichen.

Problematisch wird es eher dann, wenn zwischen der eigentlichen Prüfung und der digitalen Dokumentation Zeit vergeht.

Ein typischer Ablauf sieht sonst beispielsweise so aus:

Vor Ort wird geprüft. Das Ergebnis wird auf einem Zettel notiert. Ein Foto bleibt auf dem Smartphone. Später wird im Büro die richtige Excel-Zeile gesucht. Das Prüfdatum wird nachgetragen. Der nächste Termin wird aktualisiert. Der Zettel oder ein PDF landet anschließend noch in einem Ordner.

Jeder einzelne Schritt ist klein.

In Summe entsteht daraus jedoch laufende Verwaltungsarbeit.

Bei einer mobilen Prüfung werden diese Schritte stärker zusammengeführt: Gerät, Prüfung und ergänzende Dokumentation entstehen im selben Zusammenhang.

Das ist der eigentliche Vorteil.

Nicht „das Smartphone“ spart Arbeit – sondern das Wegfallen unnötiger Übertragungen zwischen verschiedenen Systemen.

Mobile Prüfsoftware sollte nicht einfach die Desktop-Oberfläche verkleinern

Auf dem Smartphone gelten andere Anforderungen als am Büro-PC.

Vor einem Gerät braucht ein Prüfer normalerweise keine komplette Benutzerverwaltung, Tarifübersicht oder umfangreiche Systemeinstellungen.

Er braucht vor allem Antworten auf wenige praktische Fragen:

Ist das das richtige Gerät? Was ist zu prüfen? Was war das letzte Ergebnis? Was muss ich jetzt dokumentieren?

Deshalb ist ein klarer mobiler Ablauf oft hilfreicher als eine vollständig identische Desktop-Oberfläche.

PrüfCheck trennt die zentrale Verwaltung und die mobile Gerätekontrolle entsprechend voneinander.

Am Desktop können Gerätebestände, Prüffristen, Einstellungen und Dokumentationen verwaltet werden.

Unterwegs konzentriert sich die mobile Ansicht auf Gerät finden, aktuellen Status erkennen und Prüfung durchführen.

Keine Installation aus einem App-Store erforderlich

PrüfCheck läuft im Browser.

Der mobile Bereich kann deshalb auf einem Smartphone genutzt werden, ohne zuerst eine klassische Android- oder iOS-App aus einem App-Store installieren zu müssen.

Wer PrüfCheck regelmäßig mobil verwendet, kann die Web-App auf unterstützten Geräten zusätzlich zum Startbildschirm hinzufügen und dadurch ähnlich wie eine App öffnen.

Für die Nutzung wird eine Internetverbindung benötigt. Einen Offline-Modus mit späterer Synchronisierung bietet PrüfCheck derzeit nicht.

Diese Grenze ist bewusst wichtig: Wer Prüfungen regelmäßig an Orten ohne Mobilfunk oder WLAN durchführen muss, sollte prüfen, ob eine offlinefähige Lösung für den eigenen Einsatz geeigneter ist.

Für welche Betriebe ist die mobile Geräteprüfung besonders interessant?

Der Nutzen steigt vor allem dort, wo die Geräte nicht ständig neben dem Büro-PC stehen.

Das kann beispielsweise auf Baustellen, in Werkstätten, in Lager- und Logistikbereichen, in technischen Betriebsräumen oder bei über mehrere Standorte verteilten Arbeitsmitteln der Fall sein.

Auch bei größeren Gerätebeständen wird die eindeutige Zuordnung wichtiger.

Wenn zwanzig ähnliche Werkzeuge nebeneinander liegen, ist „Bohrmaschine“ keine besonders hilfreiche Identifikation mehr.

Inventarnummer und QR-Code schaffen dann einen direkten Bezug zwischen dem physischen Gerät und seinem digitalen Datensatz.

Von der mobilen Prüfung zur zentralen Prüfhistorie

Eine mobile Prüfung sollte keine isolierte Notiz bleiben.

Nach dem Speichern gehört sie zum Gerät und fließt damit in die zentrale Prüfverwaltung ein.

Dadurch können anschließend am Arbeitsplatz beispielsweise vergangene Prüfungen nachvollzogen, Prüfberichte erstellt und kommende Fälligkeiten verwaltet werden.

Genau diese Verbindung zwischen Arbeit vor Ort und zentraler Verwaltung ist entscheidend.

Mehr darüber, wie PrüfCheck Geräte, Prüfergebnisse, Berichte und Verläufe zusammenführt, finden Sie unter digitale Prüfdokumentation.

Wer vor allem die nächsten Termine und Erinnerungen organisieren möchte, findet weitere Informationen unter Prüffristen mit Software verwalten.

Fazit: Mobile Geräteprüfung bedeutet weniger Abstand zwischen Prüfung und Dokumentation

Der größte Vorteil einer mobilen Geräteprüfung liegt nicht darin, dass eine Software auf einem Smartphone dargestellt werden kann.

Entscheidend ist, wo die Dokumentation entsteht.

Wenn ein Betriebsmittel direkt identifiziert, vor Ort geprüft und das Ergebnis unmittelbar dem richtigen Gerät zugeordnet wird, fallen viele kleine Zwischenschritte weg.

QR-Code und Inventarnummer helfen beim schnellen Zugriff. Messwerte, Bemerkungen, Prüfanlass, Prüfumfang und Unterschrift halten die Prüfung zusammen. Fotos und Dokumente können den Vorgang dort ergänzen, wo sie entstehen.

Und nach dem Speichern geht es direkt zum nächsten Gerät.

Für Betriebe, die heute zwischen Arbeitsmittel, Papiernotiz, Smartphone-Foto und Excel-Liste wechseln, kann genau dieser durchgängige Ablauf der entscheidende Schritt sein.

Häufige Fragen zur mobilen Geräteprüfung

Kann ich eine Geräteprüfung mit dem Smartphone durchführen?

Ja. Mit einer dafür geeigneten Prüfsoftware können Gerätedaten auf dem Smartphone geöffnet und Prüfergebnisse direkt vor Ort dokumentiert werden. In PrüfCheck können unter anderem Prüfart, Ergebnis, Prüfer, Bemerkungen, Messwerte, Prüfanlass, Prüfumfang und eine Unterschrift erfasst werden.

Kann ich ein Gerät per QR-Code öffnen?

Ja. In PrüfCheck besitzt ein Gerät einen QR-Code. Nach dem Scan wird zunächst eine begrenzte Geräte- und Statusansicht geöffnet. Berechtigte Benutzer des zugehörigen Unternehmens können nach der Anmeldung in den internen mobilen Gerätebereich wechseln.

Kann ich ein Gerät auch ohne QR-Code finden?

Ja. Im mobilen Bereich von PrüfCheck kann nach Inventarnummer, Gerätename oder Seriennummer gesucht werden.

Kann ich bei einer mobilen Prüfung ein Foto aufnehmen?

Ja. Nach dem Speichern einer Prüfung kann direkt mit dem Smartphone ein Foto aufgenommen oder eine Datei ausgewählt und der Prüfung zugeordnet werden. Bilder und Dokumente können außerdem direkt beim Gerät hinterlegt werden.

Können Messwerte mobil erfasst werden?

Ja. Messwerte können innerhalb einer mobilen Prüfung dokumentiert werden. Neben Wert und Einheit lassen sich unter anderem Prüfergebnis und optional ein Grenzwert festhalten.

Funktioniert PrüfCheck offline?

Nein. Für den mobilen Zugriff und das Speichern einer Prüfung benötigt PrüfCheck derzeit eine Internetverbindung. Ein Offline-Modus mit späterer Synchronisierung ist aktuell nicht Bestandteil des Produkts.

Muss ich eine App installieren?

Nein. PrüfCheck funktioniert im mobilen Browser. Auf unterstützten Smartphones kann die Web-App zusätzlich zum Startbildschirm hinzugefügt werden.

Reicht eine Sichtprüfung bei Betriebsmitteln aus?

Das lässt sich nicht allgemein beantworten. Welche Prüfungen und Prüfschritte erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Arbeitsmittel, den Gefährdungen und den einschlägigen Vorgaben ab. Eine Sichtprüfung kann Teil eines Prüfablaufs sein, ersetzt aber nicht automatisch weitere erforderliche Prüf- oder Messschritte.

Weitere fachliche Hinweise:

DGUV Information 203-070 – Wiederkehrende Prüfungen ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel – Fachwissen für Prüfpersonen