Prüffristen-Software für Betriebe: Fälligkeiten sehen, rechtzeitig erinnert werden

Bei wenigen Geräten lassen sich Prüftermine noch im Kalender oder in einer Excel-Liste verfolgen.

Mit jedem weiteren Gerät wächst jedoch die Frage: Was ist als Nächstes fällig?

PrüfCheck verbindet Geräte, hinterlegte Prüfintervalle und durchgeführte Prüfungen miteinander. So sehen Sie frühzeitig, welche Termine näher rücken und wo bereits Handlungsbedarf besteht.

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Prüffristen sollten nicht davon abhängen, wer gerade an die Liste denkt

Ein Termin wird verschoben. Ein Gerät kommt neu dazu. Eine Prüfung wird durchgeführt und der nächste Termin ändert sich.

Genau hier entstehen in manuellen Listen schnell Fehler oder zusätzliche Kontrollarbeit.

Mit PrüfCheck bleibt der Termin Teil des eigentlichen Prüfablaufs.

Von der Prüfung bis zur nächsten Fälligkeit

1
Prüfart und Intervall hinterlegen
Der Betrieb legt fest, in welchem Intervall eine Prüfung für das jeweilige Gerät geplant wird.
2
Prüfung dokumentieren
Nach der Durchführung wird die Prüfung direkt am Gerät erfasst.
3
Nächster Termin wird berechnet
PrüfCheck ermittelt aus dem hinterlegten Intervall den nächsten Prüftermin.
4
Status und Erinnerung übernehmen den Rest
Anstehende und überfällige Prüfungen werden sichtbar und PrüfCheck versendet Erinnerungen.

Sofort sehen, wo etwas ansteht

Statt jede Zeile einer Tabelle einzeln zu kontrollieren, zeigt PrüfCheck den aktuellen Stand direkt an.

In Ordnung: aktuell keine Fälligkeit
Bald fällig: ein Termin nähert sich
Überfällig: der hinterlegte Termin wurde überschritten

Geräte, deren letzte Prüfung nicht bestanden wurde oder bei denen eine Reparatur erforderlich ist, hebt PrüfCheck zusätzlich hervor. So wird aus einer Liste von Daten eine konkrete Arbeitsübersicht.

Erinnerungen, bevor aus einem Termin ein Problem wird

PrüfCheck meldet sich, wenn ein Termin näher rückt: per E-Mail 30, 7 und 1 Tag vor der Fälligkeit und noch einmal am Fälligkeitstag. Die Erinnerungen gehen an die Administratoren und Prüfer Ihres Unternehmens.

Vier Wochen vorher bleibt genug Zeit, einen Termin mit der Prüfperson abzustimmen oder ein Ersatzgerät einzuplanen. Die Erinnerung eine Woche vorher eignet sich als Kontrolle, ob alles vorbereitet ist.

So funktionieren Prüffristen und Erinnerungen in PrüfCheck

Nach der Erinnerung: vor Ort prüfen und gleich dokumentieren

Steht eine Prüfung an, rufen Sie das Gerät dort auf, wo es eingesetzt wird. Ein Scan des QR-Codes oder die Suche nach der Inventarnummer auf dem Smartphone genügt, um die Prüfung direkt am Gerät zu erfassen. Sobald sie gespeichert ist, berechnet PrüfCheck den nächsten Termin neu.

Das Messprotokoll aus dem Prüfgerät oder ein Foto von einem Mangel legen Sie an der jeweiligen Prüfung ab. Unterlagen, die zum Gerät selbst gehören, etwa ein Foto des Typenschilds oder die Bedienungsanleitung, bleiben beim Gerät.

Im Prüfverlauf sehen Sie jederzeit, wann zuletzt geprüft wurde und mit welchem Ergebnis. Den Prüfbericht eines Geräts mit vollständigem Verlauf laden Sie als PDF herunter, etwa wenn ein Auftraggeber einen Nachweis anfordert.

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Prüfintervall und Prüffrist sind nicht dasselbe

Welches Prüfintervall für ein Betriebsmittel gilt, legt Ihr Betrieb fest, zum Beispiel auf Grundlage der Gefährdungsbeurteilung und der Vorgaben, die für Sie gelten. PrüfCheck gibt kein Intervall vor.

Sobald das Intervall einer Prüfart hinterlegt ist, übernimmt PrüfCheck die laufende Organisation: Termin berechnen, Fälligkeit anzeigen, rechtzeitig erinnern und den Prüfverlauf fortführen. Genau dieser Teil kostet im Alltag die meiste Zeit.

Nur einen einzelnen Termin berechnen?

Wer nur einen einzelnen Termin aus Datum und Intervall ausrechnen möchte, ist mit unserem kostenlosen Prüftermin-Rechner am schnellsten. Er funktioniert ohne Anmeldung.

Sobald viele Geräte mit unterschiedlichen Intervallen zusammenkommen, lohnt sich eine zentrale Lösung. Wie Sie Prüffristen grundsätzlich sauber organisieren, mit oder ohne Software, zeigt unser Ratgeber Prüffristen verwalten. Einen Überblick über alle Funktionen gibt die Seite Prüfsoftware für Betriebsmittel.

Prüffristen nicht mehr einzeln nachhalten

Geräte, Fälligkeiten und Erinnerungen bleiben in PrüfCheck miteinander verbunden.