Prüfdokumentation digital – Berichte, Dokumente und Bilder am Gerät
Eine Prüfung ist abgeschlossen. Einige Monate später wird der Nachweis gebraucht – zusammen mit einem Foto, einem Prüfprotokoll oder einer weiteren Unterlage.
Dann sollte nicht zuerst die Suche durch Ordner, Dateifreigaben und verschiedene Listen beginnen.
Mit PrüfCheck bleiben Prüfergebnisse, Prüfverlauf, PDF-Berichte, Bilder und zugehörige Dokumente beim passenden Gerät oder bei der jeweiligen Prüfung.
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Gute Dokumentation beginnt nicht beim PDF
Der eigentliche Aufwand entsteht oft schon vorher.
Welches Gerät wurde geprüft? Wann? Von wem? Mit welchem Ergebnis? Gab es eine Bemerkung oder Messwerte? Und gehört der gefundene Bericht wirklich zu diesem Gerät?
Wenn diese Informationen getrennt voneinander geführt werden, entsteht später Sucharbeit.
PrüfCheck hält sie im selben Zusammenhang.
Was zu einer Prüfung erfasst werden kann
Je nach Prüfung können in PrüfCheck unter anderem dokumentiert werden:
- Prüfdatum
- Prüfart
- Ergebnis
- Prüfer
- Notizen
- Messwerte, wo diese vorgesehen sind
Das Ergebnis kann als bestanden, nicht bestanden oder Reparatur erforderlich dokumentiert werden.
Die Prüfung bleibt anschließend im Verlauf des jeweiligen Geräts erhalten.
Prüfverlauf statt einzelner Momentaufnahme
Bei wiederkehrenden Prüfungen ist nicht nur die letzte Prüfung interessant.
Der Verlauf zeigt, was zuvor dokumentiert wurde und wann die nächste Prüfung ansteht.
So lässt sich die Historie eines Geräts nachvollziehen, ohne ältere Informationen aus verschiedenen Ablagen zusammensuchen zu müssen.
PDF-Berichte, Dokumente und Bilder zusammenführen
Aus den in PrüfCheck hinterlegten Geräte- und Prüfdaten können PDF-Berichte erstellt werden.
Zusätzlich lassen sich Bilder und Dokumente direkt einem Gerät zuordnen. Dokumente, die zu einer bestimmten Prüfung gehören, können an dieser Prüfung abgelegt werden.
So bleibt nicht nur das Prüfergebnis auffindbar, sondern auch die Unterlagen, die im Alltag dazu gehören – zum Beispiel ein vorhandenes Prüfprotokoll, eine PDF-Unterlage oder ein Foto zum Gerät.
PrüfCheck ersetzt kein beliebiges Dateiarchiv. Die Dateiablage ist bewusst mit Geräten und Prüfungen verknüpft, damit relevante Unterlagen dort liegen, wo sie später wieder gebraucht werden.
Direkt am Gerät dokumentieren
Geräte können auch mobil aufgerufen werden.
Über QR-Codes gelangt man schneller zum richtigen Gerät und kann den Prüfablauf dort fortsetzen, wo die Prüfung stattfindet.
Das reduziert vor allem eines: Informationen später erneut zusammensuchen und nachtragen zu müssen.
Bestehende Daten weiterverwenden
Gerätedaten können per CSV in PrüfCheck importiert werden.
Wer bereits mit einer Excel-Liste arbeitet und beim Einstieg Unterstützung möchte, kann zusätzlich das vorbereitete Onboarding nutzen: Die bestehende Liste wird bereitgestellt und PrüfCheck unterstützt bei der Vorbereitung des Datenbestands.
Prüfdokumentation dort führen, wo sie hingehört
Prüfergebnisse, Dokumente, Bilder, Verlauf und Berichte bleiben direkt mit dem jeweiligen Gerät verbunden.
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